Come rimuovere gli ostacoli e le barriere che bloccano l’approccio al lavoro flessibile e agile

Nel mondo connesso di oggi, il lavoro non è più un luogo in cui “vai”, ma qualcosa che “fai”. Da un lato si affrontano le continue sfide del lavoro flessibile dall’altro offrire soluzioni di videocomunicazione diventa la scelta imprescindibile oggi quando si tratta di gestire i periodi di inserimento di un nuovo dipendente, di apprendimento online e di coinvolgimento sulla natura del brand e della cultura dell’azienda. Il paradigma degli impiegati in loco legati alle loro scrivanie si è andato lentamente ad erodere nel corso degli ultimi 20 anni. Dalla giornata occasionale di lavoro da casa, è ormai pratica comune avere una grande fetta di dipendenti che lavora in modo flessibile, sia che si tratti di spostare le ore per soddisfare gli impegni familiari o di lavorare come parte di un team distribuito.

Il fascino del lavoro agile e flessibile

Nel futuro immediato avranno sempre più una maggior preferenza le offerte di smartworking

In casi estremi, sempre più aziende sono completamente organizzate in modalità “virtuale” con tutto il personale che lavora in modo permanente da luoghi diversi, tutti fuori dalla sede principale dell’azienda, utilizzando tecnologie basate su cloud per lavorare, comunicare e collaborare.Il periodo di pandemia mondiale ci ha pienamente dimostrato che non era solo una tendenza, peraltro già molto consolidata, ma una modalità necessaria per superare le restrizioni fisiche imposte dalle regole sanitarie.

Un recente sondaggio dell’International Workplace Group (IWG) ha intervistato i 15.000 uomini d’affari più influenti del pianeta e ha portato alla luce alcune cifre sorprendenti sul lavoro agile e smart che non finiscono comunque di stupire.

Più della metà dei dipendenti a livello globale, lavora al di fuori della sede principale per almeno 2,5 giorni alla settimana; mentre l’80% ha affermato che, di fronte alla scelta tra due offerte di lavoro, opterebbe senza alcun dubbio per quella che offre lavoro agile, flessibile e in piena modalità smart.

Ridurre sempre più i costi, innalzando il morale

L’alto morale degli smartworkers è direttamente proporzionale all’aumento della produttività

Organizzare il lavoro in modalità smart e agile porta tante buone notizie anche per le aziende: infatti l’85% degli imprenditori intervistati nel sondaggio menzionato prima ha affermato che la produttività è sensibilmente aumentata grazie al lavoro flessibile, mentre il 65% del management delle aziende ha affermato che uno spazio di lavoro flessibile aiuta a ridurre le spese operative e a recuperare più velocemente i capitali investiti.Con i vantaggi aggiuntivi di un miglioramento del morale e della lealtà aziendale, oltre a un ridotto impatto ambientale, sembra che la “generazione flessibile” – come la definisce IWG – sia una vittoria, una vittoria per tutti.Il concetto di lavoro flessibile si è espanso in “lavoro agile”, che si basa sull’idea che il lavoro è un’attività non un luogo. Laddove il lavoro flessibile si concentra sull’equilibrio tra lavoro e vita privata con la capacità di lavorare da casa, di spostare l’orario di lavoro, ecc., Il lavoro agile è orientato a lavorare in modo più intelligente.Il lavoro agile è più orientato al raggiungimento degli obiettivi e delle esigenze dell’azienda. Sostiene di disporre delle migliori pratiche, processi e tecnologie per consentire alle persone di lavorare in modo collaborativo e in modo più efficiente. Tutto questo si concretizza, come afferma The Agile Organization: “trovare il modo più appropriato ed efficace di lavorare per svolgere un compito particolare”.

L’importanza di una comunicazione moderna e affidabile

Un’azienda è smart se utilizza un moderno ed efficiente sistema di Comunicazione Unificata

Tuttavia, mentre il lavoro agile abbandona le regole tradizionali sul dove e quando le attività devono essere eseguite, una parte dell’attività aziendale sottostante si perde lungo questo percorso e questo processo di trasformazione.

Se i dipendenti non stanno più fisicamente in una posizione centrale, in che modo un’azienda può gestire i tirocini, la formazione e l’inserimento professionale? Come comunica in modo efficace le informazioni aziendali e garantisce il mantenimento dei valori del proprio brand? Come può rendere parte attiva il dipendente e farlo sentire “come fisicamente vicino” al proprio collega anche se si lavora da luoghi diversi e distanti tra loro?

Non è sufficiente adottare queste nuove pratiche di lavoro e sperare che tutto si risolva. Il segreto per adottare con successo una strategia di lavoro agile è assicurarsi di disporre della corretta infrastruttura tecnologica, soprattutto quando si intende attivare un sistema di Comunicazione Unificata aziendale per gestire le interazioni in tempo reale.Testo, audio e video sono i dati che un’azienda genera sempre più ai fini dello svolgimento delle proprie attività lavorative, sia che venga utilizzato per effettuare riunioni in teleconferenza o per illustrare nuovi materiale di marketing, promozionali o educativi.

Con una mentalità agile, le aziende devono adottare i migliori processi e le migliori tecnologie per gestire il flusso di questi dati in modo efficace e moderno. Ciò significa scegliere un sistema di Comunicazione Unificata che sia in grado di gestire, integrare e distribuire tali dati in formati differenti ed archiviarli in modo sicuro per essere facilmente accessibili in totale sicurezza in tutti i momenti in cui se ne abbia la necessità.

La chiave per rendere il lavoro flessibile e agile

Testo, Audio e Video integrati tra loro in un unica piattaforma tecnologica sono le chiavi fondamentali per rendere il lavoro flessibile, agile e intelligente

Per mantenere e aumentare la sua efficacia in queste aree, un sistema tecnologico di Comunicazione Unificata che sia o non sia basato su cloud, che sia ottimizzato per l’archiviazione, la condivisione e la distribuzione di chat, audio e video, può offrire una serie di vantaggi intelligenti.1. Condivisione veloce, affidabile e sicura dei tre diversi flussi informativiUna gestione efficace delle risorse consente al personale di comunicare e collaborare, lavorando su progetti con backup e controllo delle versioni integrati. Si riducono tutte le interruzioni non necessarie e ci si concentra maggiormente sulle attività principali da portare a termine. L’accesso ai propri colleghi attraverso lo stato di presenza online è ideale anche per la formazione fuori sede e le comunicazioni aziendali sincrone.2. Accesso remoto sicuro al supportoI dipendenti possono accedere e acquisire regolarmente risorse aziendali, quali documenti, file, video, immagini da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Ciò si ottiene al meglio utilizzando un sistema online di CRM (Contact & Relationship Management), che consente di condividere con tutti i reparti dell’azienda le informazioni riservate di contatto di clienti e potenziali clienti, gestire il supporto e l’assistenza diretta al cliente ed integrando al suo interno strumenti di gestione del lavoro condiviso.3. Maggiore solidarietà e cultura condivisaÈ difficile generare un senso di cameratismo aziendale quando la maggior parte della forza lavoro opera da remoto. Tuttavia, fornendo gli strumenti e le funzionalità giusti, come videoconferenze, spazi di lavoro condivisi e formazione digitale, è possibile consentire al personale di vedersi e parlare tra loro, connettersi, collaborare e lavorare come una squadra che opera e lavora in una stanza fisica.4. Coinvolgimento più profondo sul brand aziendaleAllo stesso modo, comprendere il brand e i valori di un’azienda è più difficile quando il personale lavora in modalità remota e smart. Ancora una volta il sistema CRM opportunamente brandizzato può fornire accesso a tutte le comunicazioni aziendali, alle presentazioni video, alle linee guida dell’azienda, ai materiali di marketing e così via. Ciò aiuta a garantire che l’intera forza lavoro si allinei alle direttive e all’etica dell’azienda ricreando, in questo modo, un’esperienza di piena immersione nella cultura dell’organizzazione, riducendo il senso di separazione tra i reparti.

Massima flessibilità e riduzione dei vincoli

Flessibilità significa rimuovere tutti i possibili vincoli a vantaggio della riduzione dei costi

Sia che la tua azienda abbia intenzione di abbracciare il lavoro flessibile, il lavoro a distanza o il lavoro agile oppure tutti e tre, la tecnologia è un tassello imprescindibile per poter avvicinare e organizzare qualsiasi tipo di forza lavoro distribuita. E non sono solo le piccole startup che stanno raccogliendo i frutti.

Il gigante dei beni di consumo Unilever ha abbracciato l’idea già diversi anni fa, definendo il lavoro agile come:

“Un approccio per portare a termine il lavoro con la massima flessibilità e vincoli minimi. Va oltre il semplice lavoro flessibile o il telelavoro e si concentra sull’eliminazione delle barriere per portare a termine il lavoro in modo efficiente.”

Quindi, andare oltre significa utilizzare un modo più intelligente per comunicare, ad esempio utilizzare un sistema di videoconferenza o di messaggistica istantanea, integrati tra loro con il sito aziendale.

Con queste modalità operative è possibile adesso avere un modo più veloce per accedere e condividere risorse importanti sia con i colleghi sia con i potenziali contatti interessati ai nostri prodotti. Così facendo siamo più reattivi nel far circolare le informazioni sia all’interno dell’azienda che all’esterno fornendo un servizio più immediato e veloce per i nostri clienti e al contempo più economico per l’azienda che lo offre.